Modelo 145: el papel que firmas sin mirar y que puede salirte muy caro
Lo firmas el primer día de trabajo, casi sin leerlo, junto a un montón de papeles más. Es el modelo 145, y de él depende cuánto te retienen cada mes en la nómina. La mayoría de la gente no vuelve a pensar en él en años. El problema es que si los datos que pusiste ya no son correctos, no es un simple descuido: es una infracción tributaria con multa de hasta el 150% de lo que hayas dejado de pagar.
¿Qué es exactamente el modelo 145?
El modelo 145 es la comunicación de datos al pagador que la Agencia Tributaria exige a cualquier trabajador para que su empresa pueda calcular correctamente la retención de IRPF en la nómina. En él declaras tu situación personal y familiar: si tienes hijos a cargo, si estás casado, si hay una discapacidad reconocida, si pagas pensión compensatoria…
Un detalle importante: no se presenta ante Hacienda. Se lo entregas directamente a tu empresa, y es ella quien debe conservarlo a disposición de la Administración. Por eso mucha gente lo firma sin darle importancia: parece un trámite interno, no un documento fiscal.
Pero lo es. Y de hecho, es la base legal de la que tu empresa parte para decidir cuánto te retiene cada mes.
Por qué este papel decide tu nómina entera
Tu empresa no puede adivinar tu situación personal. No sabe si te has casado, si has tenido un hijo o si tu discapacidad reconocida ha cambiado de grado. Solo lo sabe si tú se lo comunicas, y el único cauce formal para hacerlo es el modelo 145.
Con esos datos, la empresa calcula tu mínimo personal y familiar, que reduce la base sobre la que se aplica la retención. Cuantas más cargas familiares declares correctamente, menor será tu retención mensual, dentro de lo legal.
El problema es el sentido contrario: si tu situación mejora (por ejemplo, un hijo deja de estar a tu cargo) y no lo comunicas, tu empresa te seguirá reteniendo de menos. Y esa diferencia, tarde o temprano, hay que pagarla.
Cuándo tienes que volver a rellenarlo
No es un trámite de «una vez y ya está». Debes actualizarlo cada vez que cambie tu situación personal o familiar:
- Cambias de empresa: el nuevo pagador no tiene ningún dato tuyo, así que empieza de cero
- Te casas o te separas
- Nace un hijo, o un hijo deja de estar a tu cargo
- Se reconoce (o se revisa) un grado de discapacidad, propia o de un familiar a cargo
- Empiezas a pagar pensión compensatoria o anualidades por alimentos
- Quieres pedir voluntariamente una retención más alta, por ejemplo si tienes dos pagadores
Si hay una variación que te suponga una retención mayor (por ejemplo, dejas de tener un hijo a cargo), tienes solo 10 días desde que se produce el cambio para comunicarlo. No es una recomendación: es una obligación.
El riesgo real: la sanción del artículo 205
Aquí está la parte que casi nadie te cuenta cuando te dan el papel el primer día. Si comunicas datos falsos, incompletos o inexactos —o no comunicas una variación que debías comunicar— y eso hace que te retengan menos de lo que corresponde, estás cometiendo una infracción tributaria regulada en el artículo 205 de la Ley General Tributaria.
| Situación | Sanción |
|---|---|
| Tienes obligación de presentar declaración de la renta | 35% de lo dejado de retener |
| No tienes obligación de presentar declaración | 150% de lo dejado de retener |
La responsabilidad de esos datos es tuya, no de tu empresa: si la Agencia Tributaria detecta que la retención fue insuficiente por un modelo 145 mal cumplimentado, el expediente sancionador va contra el trabajador, no contra el pagador.
No hace falta mala fe para que se aplique. Basta con dejar pasar un cambio de circunstancias sin comunicarlo. La norma no distingue entre «se me olvidó» y «lo hice a propósito» a la hora de calcular la base de la sanción.
Modelo 145 y dos pagadores: la combinación que más falla
Hay un caso donde el modelo 145 se vuelve especialmente importante: cuando tienes dos pagadores en el mismo año. Cada empresa rellena su cálculo de forma independiente, sin saber lo que te paga la otra, así que ambas suelen retener de menos sobre el total.
Aquí el modelo 145 no solo sirve para declarar tu situación familiar: también puedes usarlo para solicitar voluntariamente un tipo de retención mayor y evitar que la diferencia te explote de golpe en la declaración.
Si quieres saber si tu caso concreto de dos pagadores te va a salir a pagar, puedes simularlo antes con la calculadora de IRPF.
Cómo rellenarlo bien, paso a paso
| Paso | Qué hacer | Error habitual |
|---|---|---|
| 1 | Descarga el modelo oficial en PDF o pídelo a tu empresa | Usar plantillas de terceros desactualizadas |
| 2 | Revisa tu situación familiar real a la fecha en que lo firmas | Copiar datos de un modelo anterior sin comprobarlos |
| 3 | Declara hijos, discapacidad y pensiones con exactitud | Dejar casillas en blanco «por si acaso» |
| 4 | Entrégalo a tu empresa con margen (antes del día 5 del mes para que aplique ese mes) | Entregarlo tarde y perder un mes de ajuste |
| 5 | Vuelve a rellenarlo en cuanto cambie algo | Esperar a «cuando toque hacer la declaración» |
Las comunicaciones presentadas hasta el día 5 del mes se aplican en la nómina de ese mismo mes; las posteriores, en la del mes siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio rellenar el modelo 145?
Sí. Cualquier persona que perciba rentas del trabajo sujetas a IRPF debe comunicar su situación personal y familiar al pagador mediante este modelo, según la Agencia Tributaria.
¿Se presenta ante Hacienda?
No. Se entrega directamente a tu empresa, que debe conservarlo a disposición de la Administración tributaria si esta lo requiere.
¿Qué pasa si mi empresa se equivoca al aplicar mis datos?
Si el error viene de la empresa, la responsabilidad es del pagador. Si el error viene de datos falsos, incompletos o inexactos que tú comunicaste, la sanción recae sobre ti como trabajador.
¿Puedo pedir que me retengan más de lo que me corresponde por ley?
Sí, es voluntario y habitual, por ejemplo cuando tienes dos pagadores y quieres evitar que te salga a pagar en la declaración.
Conclusión
El modelo 145 no es papeleo de trámite: es la base legal de tu retención mensual y, si lo descuidas, la única responsabilidad recae en ti.
Revisarlo cada vez que cambie tu situación te cuesta cinco minutos. No hacerlo puede costarte hasta el 150% de lo que dejaste de retener.
¿Quieres saber si tu retención actual se ajusta a tu situación real? Compruébalo con la calculadora de IRPF.
Lecturas recomendadas
Cifras y sanciones basadas en el artículo 205 de la Ley 58/2003, General Tributaria, y en la normativa vigente de la Agencia Tributaria. Este contenido es orientativo y no constituye asesoramiento fiscal.